Flex2GO biedt u de mogelijkheid om geautomatiseerde e-mails te sturen vanaf een e-mailadres uit uw domein. Bijvoorbeeld: uw medewerkers ontvangen wekelijks een bericht dat een urenbriefje klaar staat om in te vullen. Dit wordt over het algemeen verstuurd vanuit “info@<uwdomein.nl>” waarbij het stuk tussen de haken uw eigen domeinnaam is. Steeds vaker komen deze mails echter niet aan of belanden ze in de spamfolder. Hoe dat komt en wat u eraan kunt doen leest u hieronder.
Misbruik
Toen de manier van e-mail verzenden op internet gestalte kreeg (het SMTP protocol in 1982), hield niemand rekening met het massale misbruik van e-mail dat tegenwoordig plaats vindt. Tussen de 60% en 80% van alle e-mails op internet zijn tegenwoordig spam of fishing mails. In het SMTP protocol is geen rekening gehouden dat iemand zich zou kunnen voordoen als een ander, wanneer een mail aangeboden wordt. Met andere woorden, het staat niemand in de weg om zich voor te doen als Bill Gates of Koning Willem-Alexander via de mail, als je het e-mailadres van deze personen maar weet. De ontvanger kan via SMTP niet verifiëren of je wel bent wie je bent. Dat dit tot onwenselijke situaties leidt, werd eind jaren 90 duidelijk, en er werd ook wat op gevonden: Het Sender Policy Framework.
Sender Policy Framework
Sender Policy Framework is een mechanisme dat e-mail servers gebruiken om te kunnen verifiëren of de mail is verzonden door een server die door de beheerder van het domein is aangegeven als toegestane mailserver. De houder van het domein bepaalt dus welke servers mail mogen versturen vanaf dat domein. Welke servers mail mogen versturen wordt vastgelegd in de DNS-registratie van het domein. Steeds meer ontvangende mailservers controleren de DNS-registratie van het domein om te bepalen of mail moet tegen worden gehouden als Spam of doorgelaten mag worden. Meer informatie over het Sender Policy Framework vindt u hier.
Uw eigen DNS registratie instellen voor Flex2GO
Om de mailserver van Flex2GO toestemming te geven om mail te versturen voor uw domein, dient u een aantal wijzigingen te doen aan de DNS-registratie van uw domein bij de provider waar u uw domeinnaam beheert:
- Indien u al een SPF-record heeft, voegt u “a: srv3.flex2go.nl” toe aan het SPF record.
- Indien u nog geen SPF-record heeft, dient u een record samen te stellen. Dit kan heel gemakkelijk bij spfwizard.net. Uw SPF-record dient naast uw eigen mailservers in ieder geval ook a:srv3.flex2go.nl te bevatten. Heeft u hulp nodig bij het genereren van de SPF records, vraag dan hulp bij de provider van uw domeinnaam.
Om de DNS-registratie te controleren, maakt u gebruik van de SPF Query tool:
Vul uw domeinnaam in in het vak voor Domain name en klik op “Get SPF Record (if any)”.
Controleer of “a: srv3.flex2go.nl” aanwezig is in het SPF record en controleer of het SPF record als valide wordt aangewezen.
Intermediairs
Heeft u meerdere portals bij Flex2GO en verstuurt Flex2GO ook e-mail namens deze intermediairs, dan dient u ook de domeinnamen van uw intermediairs te controleren. Voor intermediair-portals geldt dezelfde werkwijze als voor uw eigen portal. Deze intermediairs kunt u verwijzen naar deze uitleg op onze website. Heeft u nog andere vragen dan kunt u altijd contact opnemen met ons via info@flex2go.nl of bellen op 030-6561563,